La loi du 24 juillet 2019, relative à l’organisation et à la transformation du système de santé impose l’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux. Un Groupe détenant 43 Ehpad et 6 résidences séniors implantés dans le sud de la France ont programmé cette évaluation auprès d’un organisme extérieur. Le Groupe prépare l’ensemble des établissements à cette évaluation sans délaisser les activités quotidiennes ainsi que les projets de développement.
Problématique
Tant au niveau de la Direction Générale, de la Direction des Opérations, de la Direction Médicale et Qualité ou de la Direction des établissements, l’absence d’un reporting transverse entraîne plusieurs défis :
- La difficulté de suivre efficacement la préparation aux évaluations qualités de chaque établissement;
- La complexité d’accéder à l’historique de l’activité opérationnelle de chaque résidence notamment en terme de suivi des risques et des plans d’actions associés et ainsi prouver leur démarche d’amélioration continue ;
- La complexité de suivre facilement et efficacement les projets d’établissement ;
- L’impossibilité de ressortir des informations sur la politique opérationnelle concernant les personnes hébergées, les professionnels ainsi que sur l’établissement comme par exemples les activités, l’animation socio-culturelle et les prestations proposées par l’établissement ;
- Le manque de visibilité et de coordination des différentes actions liées à la création d’un nouvel établissement ;
- L’impossibilité d’anticiper les risques opérationnels tels que des cas de maltraitances, de non-respect de l’hygiène ou de la sécurité en établissement.
Solution: insérer Beam Report® dans les rituels de reporting
Mise en place d’un système de reporting Beam Report® sans bousculer les habitudes de travail.
Reportez
Les membres du CODIR saisissent naturellement l’avancement des activités en conservant leurs habitudes de reporting. La Direction de l’établissement ainsi que les différentes Directions du Groupe obtiennent immédiatement une vue d’ensemble des établissements sur l’avancement des activités (telles que les affaires médicales, l’hébergement, la restauration ou les activités culturelles mais également tous les projets transverses tels que l’agrandissement d’un établissement par exemple.
Analysez & Décidez
Les différents Directions suivent l’avancement des activités de façon consolidée au regard de leurs propres objectifs. La puissance d’analyse de Beam Report permets de saisir des opportunités de développement sur des axes pré déterminés.
La Direction de l’établissement détient une vision consolidée de l’avancement des membres du CODIR lui permettant de gérer l’établissement de façon performante en cohérence avec les objectifs du Groupe.
La Direction Médicale et Qualité détient une vision consolidée de l’avancement des tâches liées à la qualité telles que la préparation d’une évaluation qualité ou la mise en place d’actions dans le cadre d’une gestion de risque.
La Direction des Opérations détient une vision consolidée des établissements sur les aspects qui l’intéresse tels que les difficultés opérationnelles impactant le remplissage des établissements, le suivi de projet d’extension ou de déménagement ;
La Direction Générale détient une vision globale et consolidée des différents établissements mais également des différentes Directions transverses. La Direction Générale peut actionner les différents leviers politiques et agir de façon proactive sur des sujets identifiés.
